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有時候工作就像打仗：突然間不分輕重緩急，事情全都一股腦地派到自己頭上。除非是馬上必須處理的公事，不然大部分人習慣先將簡單的小事解決，其他留待日後再慢慢消化。不過由於這種突發性的狀況，很容易讓人變得心浮氣躁，腦袋的思緒當然就沒辦法像平常那樣有條不紊，所以很可能當自己處理完小事之後，便因此忽略或忘記了某些更重要的大事。而「隨手紀錄」這樣的動作，就是提升個人工作效率不可多得的好習慣。

勤作紀錄的目的，是為了提醒剛結束上一段任務的我們，迅速將專注力聚焦於下一個目標的方法。而且因為紀錄可以幫助我們的大腦加深印象──就像求學時的國文默寫，有人習慣以重複抄寫代替課文背誦一樣，所以比較不容易忘記代辦事項。例如日積月累的公帳發票，一旦錯過請款期限，先前代墊的費用只能自行吸收。如果工作忙碌的自己常常忘記在期限內報銷，不妨透過這樣的習慣加以提醒。所以不論是在辦公室，還是通勤時靈光乍現想到的事，最好都可以馬上將重點紀錄下來。

既然是筆記，當然不限於文字或圖像。尤其對部分創意工作者而言，這樣的作法反而更能幫助我們將腦海中原先模糊的想法「具象化」，讓思路更清晰。不過如果是以文字筆記的話，盡可能不要三言兩語簡單帶過，越清楚詳盡越好。

此外，因為許多人的工作並非一直待在辦公室，隨身攜帶紙筆的困難性較高，所以此處所指的紀錄，並不是一定要用便利貼或便條紙。像是手機的「筆記本」功能，或是可以設定時間的鬧鈴，都是拜現代科技所賜的好幫手。當然，如果自己的工作必須常常與網路為伍，那麼像「Read It Later」的程式就是可以善加利用的工具。

五、休息，是為了走更長遠的路

根據專家學者指出，「適當的休息」是可以讓我們在工作與個人身心健康取得平衡的重要方法。因此不論你是可以工作到廢寢忘食的工作狂，或是習慣將公務帶回家處理的專業人士，最好能養成適時休息的習慣，才能讓自己工作「越來越有勁」。

? ?40分鐘的適當休息

雖然說專心工作是好事，而且因為個人專注力的極度聚焦，往往工作成果也較有效率，但有些人常常一工作就忘了時間，不只對人體健康十分具有殺傷力，長時間如此，工作效率反而會因此低落。

每工作35到40分鐘就可以休息5至10分鐘的上班人士，相較於那些沒有休息時間的人而言，因為生理與心理得以恢復工作時的疲累，後續的專注力及工作效率反而會更突出。因此建議不論是久坐的上班族，或是長時間勞動的服務業，最好都能

養成這樣的習慣，是可以有效提升工作效率的撇步。

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段標：公私分明，有效舒緩工作壓力?

??面對臺灣「上班打卡制，下班責任制」的現象，有些人寧願折衷將工作帶回家處理。雖然居家的工作環境的確會比辦公室來得舒適，例如可以一邊聽音樂工作，或是疲勞的時候瀏覽網頁也不用擔心被主管認為自己在打混摸魚，但是因為這些因素都很容易中斷工作時的專注力，而且許多人回到家，很少能維持高昂的工作情緒，因此把工作帶回家能否有效提升效率，大部分的專家還是抱持否定的態度。

不過這並不是說努力工作是一件壞事，而是因為「下班」是可以讓我們緩和個人情緒的分水嶺。一個人如果長期處於工作的情緒，不只心態上容易疲累，工作也很難提起精神、積極處理；甚至會因為心理影響生理的關係，讓身體健康亮起紅燈，諸如偏頭痛、腸躁症……等等。

除了上下班時間最好能有明顯的區分之外，也因為現代人工作的關係，每天都花很多時間與電腦為伍，深陷「非1即0」的世界，久而久之，腦袋當然很容易僵化。因此如果狀況允許，建議可以善用下班時間做些非數位化的事，例如閱讀，或是花錢上一些自己有興趣的課程。其他像是運動、旅行，則可以加強個人的感受及專注力，還能維持身體健康，是遠比直接提升工作能力和效率更重要的事。

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增加執行力

一、重複利用既有的舊作品拍賣

既要負責舊企畫的報告，還有新提案的簡報，以及其他做不完的報表嗎？想到這些堆積如山的待辦事項，自己又不是無所不能的超人，因此感到頭痛而且不知如何是好嗎？想要一口氣解決這些煩惱，就看自己平常有沒有養成「保留舊作品」的好習慣。

大部分人的工作都有著既定的模式。以從事活動企畫的人來說，步驟多為準備提案、撰寫企畫書和預算、製作簡報、得標、執行企劃、結案。由此可看出，前置作業是相關人員在辦公室最忙的時間點。所以除非是第一次從事工作的社會新鮮人，只要是有過相關經驗的上班族，都應該有企畫書或預算表這樣的檔案。因此當類似的工作出現時，只要以這些舊檔案為藍本稍事修改，就可以迅速做好新企畫所需的資料，是想要提升個人工作效率，一定要學起來的實用技巧。

雖然對於少部分的完美主義者而言，重複的東西不停被拿來回收再利用，並不符合他們心目中「完成工作」的標準，但畢竟每個人每天就是只有二十四小時，能負荷的工作量始終有限，因此與其要求100分的工作水準，不如退一步將標準放在80

分。否則為了那區區20分的差別，很可能就要花上自己好幾天，甚至一、兩個禮拜的時間，因此站在投資報酬率的角度來看，實為不智之舉。再加上很多工作都有時效性，所以除非時間充裕，不然建議保持「先求有，再求好」的心態，才能把自己的工作效益發揮到最大。

二、別用e-mail討論，拖垮工作進度

電子郵件因為縮短紙本書信寄送的等待時間，讓工作處理變得更為即時，對於公司行號來說，還省下了可觀的郵資支出，因此一躍成為現代人在工作上不可或缺的好夥伴。不過可能也因為這些特性，讓不少上班族逐漸養成用電子郵件討論公事的管道，卻不知道自己的工作效率就是因此被拖累的。

當工作上出現需要「討論」的事項時，傳統的公司作法多以「會議」為眾人發表意見的管道，好處是可以一次性地掌握執行的重點或方向，缺點是必須占用大家的工作時間。而用e-mail討論工作的方法，雖然的確改善了會議的缺點，現省卻很容易因為「你一言、我一句」的書信來往，讓公事變得難於處理。

例如「公司該如何改善既有的產品，以期提升銷售量」這種較為開放性的議題，每個人都會提出不同的建議和做法。再加上眾人收信的時間點都不盡相同，很可能早上十點的建議，被下午兩點才回覆的電子郵件所反駁。因此就算特別指派某個人統整這些意見，仍然不如直接開會做會議記錄來得有效率，所以還是別把e-mail當作工作的萬靈丹為妙。

不過如果只是用於轉達少數人才必須知道的訊息，例如向主管報備自己的工作進度、請求主管指示，或是詢問客戶使用公司產品的意見，只要在正確的條件限制下，e-mail的確可以發揮所長，對工作上產生莫大助益，有效提升個人的工作效率。

三、別再一心多用！一次只做一件事

自己在辦公室正忙碌地準備稍晚會議的資料，還要回覆客戶的e-mail，突然有外線電話要接，又要指示公司的新進同事如何做結案報告……當個三頭六臂的超人或許會讓人覺得很神勇，而且感覺自己的工作表現很好，卻是讓工作效率低落的原因之一！

美國猶他州立大學曾經做過這樣的實驗：他們找了310位學生，一邊請他們記憶單字，一邊問他們簡單的數學問題。即使有超過70%的實驗者堅信自己有超乎常人的「一心多用」的技巧，但實際的測驗結果，卻是這些被分散注意力的人，所得的測驗分數遠低於那些專注於單一任務的學生，因此可以確知：當外在周遭不停有其他事情打擾自己的時候，難免會降低個人專注力。

同樣的結果也發生在工廠：那些習慣一次做很多事情的工人，相較於那些一次只做一件事的人，產量比他們少得多。這就

像畫家在創作時，不太可能另一邊還在與人高談闊論；或是有些公車會在車廂貼出「禁止與司機聊天」的告示牌，也是同樣的道理。所以戒掉當「超人」的壞習慣，改以養成將手機的即時通訊系統關機、固定時間檢查e-mail……等習慣，都是將工作聚焦、提升個人工作效率的好方法。

四、工作，就是要做好最壞的打算

這裡的意思並不是說鼓勵自己當個悲觀的人，認為所有事情都會往不好的方向發展；而是在著手進行某一項工作前，最好能預設所有的情況，並務求自己在各方面都有所準備，才能「以不變應萬變」，而不會面臨突發狀況的時候不知所措，當然就不用花時間把工作從頭再做一遍。

例如向客戶提案的時候，如果可以事先預設客戶會問哪些問題，並針對這些重點演練該如何回應，那麼就算客戶再怎麼刁難，都會在個人的掌控中。與毫無準備或準備不夠充分的人相比較的話，不但可以營造個人的專業形象，二來還可能因此締造個人佳績，成為主管或老闆眼中不可多得的好人才。

五、做事一次到位

自己是否有過這樣的經驗？明明準時交出主管交辦的工作事項，結果成品卻總是被一而再、再而三的退回重做呢？因為原因很可能就出在自己根本沒把事情做好！

曾經網路上流傳這樣的故事：老闆請了兩位秘書，一位是做了多年的秘書A，另一位則是上班剛滿一年的年輕秘書B。適逢公司考核，A發現B加薪了，自己的薪水卻是不動如山，一怒之下便向老闆表達不滿。結果老闆非但沒有生氣，反而氣定神閒地說：「大家都說秋蟹最美味，剛好中秋節快到了，今年我想買螃蟹送給幾位重要客戶，妳幫我查一下螃蟹價格吧。」

A很快地向老闆回報「螃蟹一斤300元」的結果。老闆聽了之後說很好，還讚賞了幾句辦事效率很高的好話，然後又把秘書B叫進辦公室，交代了同樣的事。

過一陣子B走回辦公室報告：「螃蟹會依品質、大小和品種而有不同的價格，但是老闆您剛剛只說想買螃蟹，並沒有特別說明想買哪一種，所以經過我的查價後，花蟹每斤XX元、紅蟳每斤XX元、處女蟳每斤XX元。如果您想送客戶更好的螃蟹，帝王蟹或沙公是不錯的選擇，但價格偏貴，每斤約XX元。此外，以上各種螃蟹的廠商資訊也都查好了，您只需要挑一種您認為可以的品種就能馬上訂購了。」

聽完報告的老闆點點頭，向坐在對面的A說：「現在妳知道為什麼她會被加薪了吧？」

故事中的A雖然完成了老闆交代的事項，但很明顯的，她只是基於一種「交差了事」的心態來做這件事。反觀一樣完成了工作的B，卻做出全盤且更為詳細的分析。所以工作是否能讓老闆或主管滿意，就看自己能否花更多的心思，讓事情一次到位、無可挑剔。否則同樣的一件事老是一而再、再而三地重做，不只會打亂自己今天的工作行程，心理上也容易因此感到不耐煩，甚至有可能產生「主管在刁難自己」的錯覺而心生不滿。當然最嚴重的影響，莫過於主管對個人工作表現的觀感，例如做事總是懶懶散散、不夠細心或粗枝大葉。而且既然工作臨頭，是無論如何也無法推卸的責任，因此建議用這樣的心態面對挑戰，不但有助於提升個人的工作效率，也能讓主管對自己刮目相看！



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• ◎作者：李天龍
  
  出版日期：2014年10月08日